Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение
Нижнетуринского муниципального округа
«Средняя общеобразовательная школа № 3»
______________________ (МАРУ «СОШ № 3»)______________________
624222, Свердловская область, г. Нижняя Тура, ул. Пирогова, д.6, тел.: (34342) 2-70-68,
E-mail: school3-nt@mail.ru
Директор
Приказ № 1
Положение
о порядке ведения личных дел работников
Муниципального автономного общеобразовательного учреждения
Нижнетуринского муниципального округа
«Средней общеобразовательной школы № 3»
1. Общие положения
Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников муниципального
автономного общеобразовательного учреждения Нижнетуринского муниципального округа
«Средняя общеобразовательная школа № 3» (далее - образовательная организация),
осуществляющего образовательную деятельность, разработано в соответствии с Федеральным
законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями на
29 декабря 2022 года, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных» (с
изменениями), Указом Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о
персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его
личного дела», Трудовым Кодексом Российской Федерации, Коллективным договором, Уставом
образовательной организации.
Данное Положение определяет:
- Порядок ведения личных дел педагогов и иных сотрудников и работников образовательной
организации;
- порядок формирования, учета их хранения, выдачи личных дел во временное пользование, а
также ответственность, права работников и руководителя образовательной организации.
Настоящее Положение утверждается приказом по образовательной организации и является
обязательным для всех категорий педагогических и других её сотрудников.
Ведение личных дел педагогов и сотрудников образовательной организации возлагается на
делопроизводителя.
Личное дело - основной документ персонального учета, содержащий наиболее полные
сведения о работнике образовательной организации и его трудовой деятельности. В личное дело
Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации, имеют
ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.
Ведение нескольких личных дел одного работника образовательной организации не допускается.
Порядок формирования личных дел сотрудников:
Формирование личного дела педагогов и сотрудников образовательной организации
производится непосредственно после приема в образовательную организацию.
В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников
организации, осуществляющей образовательную деятельность, вкладываются следующие
документы:
Д ля педагогов:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
заявление о приеме на работу;
личный листок по учету кадров;
заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
справка о наличии (отсутствии) судимости (или) факта уголовного преследования,
выданного соответствующим органом правопорядка;
копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
копии аттестационных листов (при наличии);
копии документов о награждении (при наличии);
характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
приказ о приеме на работу;
приказ о переводе на иную должность (при наличии);
должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все
должности);
трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к
трудовому договору);
трудовую книжку;
медицинскую книжку.
Для работников:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
заявление о приеме на работу;
личный листок по учету кадров;
заявление о согласии на обработку персональных данных работника;
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования,
выданного соответствующим органом правопорядка;
копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при
необходимости);
копии документов о награждении (при наличии);
характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
приказ о приеме на работу;
приказ о переводе на иную должность (при наличии);
должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все
должности);
трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к
трудовому договору);
трудовую книжку;
медицинскую книжку.
Работодатель оформляет:
•
•
•
трудовой договор в двух экземплярах;
приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
личную карточку №Т-2;
Т Т Г Л Т Т М Л Т Т Г \ Г 'г Г Т Т Х Г С /Л Т Т Г Г Г » ГГ Г \Х Г Т Г Т Т Т Т Т /Л
ТО
T T T O X rV
'О Т Г 'О Р 'Х Х Т Т Т Т С Г Г Л а V
Работодатель знакомит:
с нормативно-правовыми документами образовательной организации (Уставом,
Коллективным договором, Правилами трудового распорядка и др. локальными актами);
• с должностной инструкцией;
• проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по
противопожарной безопасности.
Первичное оформление личного дела предусматривает:
• присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел
(приложение № 1);
• проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов:
индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел образовательной организации; полное
наименование образовательной организации; номер личного дела; фамилия имя отчество
работника в именительном падеже; даты - год начала и год окончания ведения дела;
количество листов; срок хранения;
• помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в
хронологическом порядке:
> внутренняя опись документов дела;
> заявление о приеме на работу;
> согласие на обработку персональных данных;
> уведомление о порядке формирования сведений о трудовой деятельности;
> справка об отсутствии судимости;
> документы об образовании (квалификации);
> личный листок по учету кадров;
> должностная инструкция;
> договор о полной материальной ответственности (если работник-материальноответственное лицо);
> трудовой договор;
> приказ о приеме на работу;
Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников
образовательной организации и удобства в обращении с ним при формировании документы
помещаются в отдельную папку. При увольнении работника прошиваются нитками и сдаются в
архив.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о
порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения
документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ, и по какой, причине.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы
внутренней описи нумеруются отдельно.
При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется
итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов дела.
•
2. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей
образовательную деятельность
Личное дело педагогов и сотрудников образовательной организации ведется в течение
всего периода работы каждого педагога и сотрудника в образовательной организации.
Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников образовательной организации
предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе рабочей
деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
• Дополнение к личному листку по учету кадров;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов по личному составу, которые персонально касаются педагога или
сотрудника образовательной организации;
• иные документы.
В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
образовательной организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным)
производится проверка их наличия и состояния.
3. Порядок учёта и хранения личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность.
Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей
образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и безошибочного поиска
личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений,
содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
Личные дела сотрудников хранятся в сейфе образовательной организации.
Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
Доступ к личным делам педагогов и сотрудников образовательной организации имеют
только заведующий и делопроизводитель образовательной организации либо и.о. заведующего
при исполнении обязанностей руководителя образовательной организации.
Систематизация личных дел педагогов и сотрудников образовательной организации
производится в алфавитном порядке.
Личные дела педагогов и сотрудников образовательной организации законченные
делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года - 50 лет.
4. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное
пользование производится с разрешения директора образовательной организации по заявлению
сотрудника организации, осуществляющей образовательную деятельность под личным
контролем делопроизводителя.
Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников образовательной
организации производится в кабинете директора. В конце рабочего дня делопроизводитель
обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены
на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения директора
образовательной организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание»
внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних
документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия с подписью
лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.
5. Оформление личных дел перед сдачей в архив образовательной организации.
Оформление личных дел для передачи в архив образовательной организации производится
делопроизводителем. Эта процедура включает:
• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя (приложение № 6);
• составление (уточнение) внутренней описи;
внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается
расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных
документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки. Если дело подшито без
листа- заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется;
• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку
(объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов
(путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
•
п я гттття гя тт, м ятепия гтм
и н т г и р ш rrvB ttkptkty
гтр.п
r
ттелгеття'х
гте.ття Г тп м я 4)
r
яттгЬя р ш т н п м
уволенного педагога и сотрудника образовательной организации;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью приложение 3) с
перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых
расположены соответствующие документы.
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в
делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем, специалистом по
кадрам проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные
при проверке недостатки устраняются секретарем, специалистом по кадрам. Передача и прием
производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
6. Ответственность
Педагоги и сотрудники образовательной организации обязаны своевременно представлять
заведующему и делопроизводителю сведения об изменении в персональных данных,
включенных в состав личного дела.
Работодатель обеспечивает:
• сохранность личных дел педагогов и сотрудников образовательной организации;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников.
7. Права работодателя и работника
Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах
педагогов и сотрудников образовательной организации, педагоги и сотрудники
образовательной организации имеют право:
• получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
• получить свободный доступ к своим персональным данным;
• получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные
данные.
• Требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.
Работодатель имеет право:
• обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников образовательной
организации, в том числе и на электронных носителях;
• запросить от педагогов и сотрудников образовательной организации всю необходимую
информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.
8. Заключительные положения
Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников является локальным
нормативным актом и утверждается (либо вводится в действие) приказом директора
организации, осуществляющей образовательную деятельность.
Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в
письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
Положение о порядке ведения личных дел работников образовательной организации
принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в
порядке, предусмотренном п.9 Л. настоящего Положения.
После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов)
в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
Приложение №1
к Положению о порядке
ведения личных дел работников
Журнал учета личных дел
№
Д ата
Ф а м и л и я , и м я,
Т абельны й
Д олж ность
Д ата и
Д ата и ном ер
п/
оф орм ления
отчество
ном ер
(п р о ф е с с и я ,
н о м ер
при каза
п
л и чн ого дела
(р а с п о р я ж е н и я ) о
педагога и
сп ец и альн ость)
п ри каза
сотрудника
педагога и
(р а с п о р я ж е
прекращ ении
сотрудника
ния) о
(р а с т о р ж е н и и )
п рием е
трудового
педагога и
договора с
сотрудника
педагогам и
н а работу
сотрудником
П рим ечание
(у в о л ьн ен и и )
1
2
3
4
5
6
7
9
Приложение№2
к Положению о порядке
ведения личных дел работников
Обложка личного дела
Фонд №_____________
Опись
№
Индекс дела_________
Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение Нижнетуринского
муниципального округа
«Средняя общеобразовательная школа № 3»
(название образовательной организации)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО №
(заголовок дела)
Дата начала
______________
Дата окончания______________
На
____ листах
Хранить 50 лет
Фонд №_____________
Опись
№
Приложение №3
к положению о порядке ведения
личных дел работников
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ________
№
п/п
Индекс
документа
Дата
документа
Название
документа
Итого:_______________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи______________
(цифрами и прописью)
Ответственный за
кадровый учет:
(подпись)
«____ »
202___года
Номер
листов
дела
Примечания
Приложение №4
к Положению о порядке
ведения личных дел работников
Ф.И.О.______
Должность___
Личное дело №
Дата ознакомления педагога
и сотрудника с личным
делом
Подпись педагога и
сотрудника
Отметки, примечания,
замечания
Приложение №5
к Положению о порядке
ведения личных дел работников
Отметка о результатах ежегодной проверки состояния
и наличия личного дела
Ф.И.О.______
Должность___
Личное дело №
Дата проверки
Ф.И.О. членов
комиссии
Подписи членов
комиссии
Результат проверки
Приложение №6
к Положению о порядке
ведения личных дел работников
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ
дела №
В деле прошито и пронумеровано___________________________________________ листов
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______, в том числе:
литерные номера
_________
пропущенные номера
_________
+ листов внутренней описи________
листов
_листов
листов
Особенности физического состояния и
Формирования дела
Ответственный за
кадровый учет
Номера листов
_________________
(подпись)
«____ »
202___ года
(расшифровка подписи)
